Успеть всё: 5 разных практик тайм-менеджмента

Нужно распланировать девять дел на каждый день: одно очень важное, три достаточно важных и пять повседневных. В результате задачи разделяются по степени важности и становится понятно, что предстоит сделать в конкретный день.

Принцип помогает оценить, сколько времени вы потратите на задачи, и не запланировать лишнего. Например, одно большое дело — это основной рабочий проект, три важных — деловые и личные встречи и подготовка к ним, а пять повседневных — текущая домашняя работа, поход в магазин и прогулка с ребенком.

Удобство подхода в том, что он не требует много времени на планирование и ему легко следовать.

Подход Getting Things Done, или «Как привести дела в порядок», предложил американский бизнес-тренер Дэвид Аллен.

Метод позволяет взять дела под контроль. Нужно собрать все дела, которые вам предстоит выполнить, и перенести их в так называемое дерево решений. Это алгоритм, помогающий понять, что делать с задачами: закрыть, отложить, делегировать. Каждое поступающее дело нужно рассмотреть с трех точек зрения:

1. Срочно ли это? Актуальна ли задача?
2. Можно ли выполнить ее быстро? Нужно ли выделить время, чтобы закрыть задачу?
3. Нужно ли решать ее лично? Можно ли делегировать?

В результате несрочные дела можно отложить в сторону, задачи, которые необязательно решать лично, поручить ответственным исполнителям, а срочные — распределить по календарному плану: назначить день и время, когда вы сможете их выполнить.

Аллен также выделил пять принципов, без которых метод не будет работать:

1. Фиксировать абсолютно все задачи, даже самые мелкие, и ничего не держать в голове.
2. Стремиться к упрощению. Вносить и систематизировать информацию нужно так, как вы привыкли. Например, если вам нравится записывать дела вручную, нет смысла работать в таск-трекере.
3. Искать решение. Задачи могут стоять на месте, потому что вы думаете о них, а не о том, как их решить.
4. Избегать мультизадачности. Попытки сделать десять дел сразу помешают вам. Лучше думать только о задаче, которую вы сейчас выполняете. Например, когда разбираете рабочую почту, не переживать из-за доклада, который будете делать через три часа.
5. Составлять списки действий. Нужно готовить перечень конкретных шагов под каждое дело. Например, чтобы разместить объявление на «Авито» о продаже старого кресла, нужно сфотографировать кресло, подготовить описание, загрузить текст и фото и опубликовать их.

Способ Zen To Done, или «Продуктивность в стиле дзен», придумал автор блога Zen Habits Лео Бабаута. Подход основан на методе Getting Things Done, но Бабаута его упростил, потому что посчитал дерево решений слишком громоздкой системой.

Блогер предлагает внедрить в жизнь десять привычек, которые, по его мнению, помогут управлять временем:

1. Собирать всю входящую информацию: задачи, идеи, вопросы.
2. Сразу обрабатывать эти данные.
3. Сортировать их по важности или тематике.
4. Составлять простые и короткие списки дел.
5. Планировать задачи и помнить: чем крупнее задача, тем больше времени понадобится на ее выполнение.
6. Отказаться от мультизадачности — работать только над одним делом.
7. Следовать режиму дня.
8. Регулярно сокращать список дел.
9. Анализировать, какие задачи удается выполнить, а какие нет — и почему.
10. Делать то, что нравится.

Чтобы работать по методу ZTD, нужно учитывать все дела и распределять их по категориям — обязательно в режиме реального времени. В отличие от принципа Getting Things Done, здесь важно не планировать, а действовать в моменте.

Способ разработала «Тойота» в 1959 году. Изначально Канбан помогал компаниям управлять производством, но сегодня его также используют, чтобы следить за работой по проектам.

Принцип позволяет видеть дела в реальном времени. Задачи представлены в таблице с графами «Запланировано», «В работе, «Сделано», и у каждой есть исполнитель. Дела продвигаются по таблице вперед — можно сразу увидеть статус и, если задача долго остается на месте, разобраться почему.

Его еще называют принципом Кайдзен. Нужно каждый день уделять неприятной задаче 5—10 минут. Мысль, что вы потратите на дело минимум времени, должна стимулировать активно поработать. Кроме того, есть шанс, что вы втянетесь в процесс и не захотите бросать работу на полпути.

Способ подойдет для небольших дел вроде неприятных коротких звонков или ответов на электронные письма.